Tuần trước chúng tôi tiếp tục mục tìm hiểu về Luật Thuế với phần trình bày đại cương về hoạt động kiểm thuế (tax audit) của IRS. Kỳ này chúng tôi xin nói thêm chi tiết về các loại kiểm thuế cùng cách đối phó từng loại sao cho tránh rắc rối. Hiện thời IRS áp dụng ba cách kiểm thuế là kiểm qua thư tín, kiểm tại văn phòng IRS và kiểm tại chỗ:

1- Kiểm qua thư tín: IRS cho biết có khoảng 20% trong tổng số vụ kiểm thuế thi hành qua thư tín, theo đó IRS yêu cầu người bị kiểm gởi các tài liệu và hồ sơ chứng minh qua bưu điện thay vì phải đến gặp thanh tra của IRS.
Thường là những giấy tờ chứng minh mua bán nhà cửa, chứng khoán, hay những biên lai khai trong phần miễn trừ theo mục (itemized deductions). Lối này được coi như là "hạnh phúc" nhất trong những trường hợp bị kiểm, vì vậy nên cộng tác chặt chẽ với IRS nếu bị kiểm để tránh khỏi bị gọi đến trình diện. Trừ phi không có tài liệu hay bị thất lạc, quí vị nên gởi cho IRS đầy đủ các bản sao (giữ lại bản chánh) theo lời yêu cầu của họ. Nhớ gởi bảo đảm có biên nhận để tránh bị thất lạc. Trường hợp người thanh tra không vừa ý với giấy tờ được gởi đến thì quí vị có thể yêu cầu cho chuyển hồ sơ đến sở IRS địa phương để xin gặp mặt.
Vì số lượng thư tín IRS nhận được quá nhiều nên khi hồ sơ của quí vị được chuyển tiếp đến đôi khi được khóa sổ rồi "chìm xuồng" luôn vì họ quá bận với nhiều vụ quan trọng hơn. Ngược lại nếu vẫn nhận được giấy gọi thì cứ coi như còn được cơ hội thứ hai để được tái xét.

2- Kiểm tại văn phòng IRS: chiếm khoảng 55% tổng số, lối kiểm thuế này được coi như thịnh hành nhất.
Đầu tiên IRS gởi thư cho sẵn ngày giờ hẹn hoặc yêu cầu quí vị liên lạc với họ ở số điện thoại cho sẵn để định ngày giờ thuận tiện đến gặp. Thường thì trong thư sẽ liệt kê sẵn những mục gì cần kiểm và những giấy tờ hồ sơ gì phải mang theo như biên lai hay chi phiếu đã trả (cancelled checks). Trong lúc kiểm tra nếu bị hỏi đến những mục ngoài danh sách thì quí vị nên trả lời khéo léo rằng không chuẩn bị trước, người thanh tra có thể bỏ qua hoặc phải dời tới một ngày khác. Điều đáng mừng là IRS không muốn các thanh tra của họ hỏi han quá kỹ từng mục mà chỉ cần hỏi một vài mục đặc biệt được lựa chọn trước mà thôi. Khi nhận được phiếu thông báo nhớ coi kỹ xem trước đó có từng bị kiểm trong vòng ba năm không để khiếu nại. Những mục chính yếu được hỏi đến là lợi tức (income), các khoản khai miễn trừ (deductions), thiệt hại trộm cắp nếu có khai, tiền khai cúng cho các hội từ thiện, chi phí liên hệ đến nghề nghiệp (employee business expense), và các khoản miễn trừ theo mục. Ngoài ra họ không quên xét lại bản khai thuế các năm trước và năm sau của năm bị kiểm nhưng chớ nên tự động đưa ra, chỉ nên nói khéo là không mang theo.
Thông thường buổi kiểm thuế sẽ kéo dài khoảng từ một tới bốn tiếng đồng hồ. Nếu bị hỏi những giấy tờ không mang theo quí vị có thể khất xin gởi đến sau qua bưu điện trong vòng một hay hai tuần lễ.

3- Kiểm tại chỗ: phần 25% tổng số bị kiểm còn lại diễn ra tại chỗ ở hay tại cơ sở hành nghề của người bị kiểm, trước hết một viên chức IRS gọi điện thoại đến báo trước là họ sẽ đến kiểm thuế.
Khi được báo như vậy quí vị nên yêu cầu họ viết một văn thư chính thức để khỏi bị kẻ giả danh IRS và từ chối không cho kiểm trước khi nhận được giấy báo chính thức. Đừng sợ làm mất lòng viên chức này vì đó là quyền của quí vị theo luật định. Khác với các vụ bị kiểm tại văn phòng thường là những vụ nhỏ, bị kiểm tại chỗ luôn luôn là những vụ dính nhiều rắc rối. Thanh tra IRS được phái đến thường là những người có bằng cấp cao về kế toán và được huấn luyện đặc biệt để đi truy thuế nên họ xét rất kỹ tình trạng sinh sống và tài chánh của người bị kiểm xem có ăn khớp với nhau không.
Thí dụ một thương gia ngụ ở một biệt thự trị giá $800,000, đi xe Mercedes đáng $70,000 mà chỉ khai lợi tức có $20,000 một năm thì chắc chắn người này sẽ bị moi móc kỹ khó lòng che dấu được bất cứ gì.
Khi nhận được giấy báo người thanh tra đã định trước ngày giờ và yêu cầu gọi điện thoại lại xác định địa điểm hẹn mà thường là nơi làm việc của người bị kiểm. Nếu mướn người đại diện đi thay cho mình thì việc kiểm thuế sẽ thi hành tại văn phòng của người đại diện.
Những mục thường bị kiểm tại chỗ nhiều nhất là lợi tức không khai báo, là mục mà các thanh tra lưu ý đến hàng đầu; đó là lý do tại sao các chủ nhân nhà hàng, tiệm rượu, hay tiệm tạp hóa hay bị kiểm nhiều nhất.
Trừ phi những người này có đủ bằng cớ để chứng minh, nếu không họ hay bị các thanh tra IRS dùng bốn cách điều tra gián tiếp như:
(1) so sánh trị giá tài sản (networth) xem số gia tăng trong năm có ăn khớp với lợi tức đã khai không,
(2) so sánh các khoản chi trong năm có ăn khớp với lợi tức thu vào hay không,
(3) so sánh tổng số tiền gởi vào ngân hàng (deposit) xem có ăn khớp với lợi tức thu vào hay không,
(4) so sánh tiền vốn chi ra để mua hàng và tiền thu vào khi bán ra đối với những nhà buôn lẻ. Ngoài ra những mục khác hay bị kiểm là chi phí nghiệp vụ (business expenses) đặc biệt là những khoản khai chi phí xe cộ, du hành, giải trí… cần phải có biên lai chứng minh và có mục đích liên hệ đến công việc hẳn hoi; chi phí mướn cơ sở địa ốc để buôn bán, hay nếu là chủ nhà hay chủ đất thì phải có đủ biên lai chi thu rõ ràng.
Để tránh bị soi mói khi bị IRS đến kiểm tra tại chỗ, quí vị có thể vin vào Điều Luật Quyền Hạn Của Người Nộp Thuế (Taxpayers’ Bill of Rights) theo đó các chủ nhân tiểu thương có quyền từ chối không cho kiểm thuế tại cơ sở của mình nại lý do việc kiểm thuế tại chỗ làm trở ngại việc buôn bán nên cần xin được kiểm tại văn phòng IRS hay tại văn phòng người đại diện như luật sư hoặc dịch vụ khai thuế.
Nếu bị từ chối có thể khiếu nại đến Phòng Giải Quyết Vấn Đề đã trình bày trong những số báo trước. Tốt hơn hết quí vị nên tìm một người đại diện và lập mẫu 2848 Power of Attorney ủy nhiệm cho người ấy thay mặt mình. Người đại diện phải là người đã soạn bản khai thuế, một đại diện có đăng ký (enrolled agent), một chuyên gia kế toán (CPA), hay là một luật sư vế thuế, người này sẽ yêu cầu cho thi hành cuộc kiểm thuế tại văn phòng họ.
Trường hợp bất đắc dĩ mà bị thanh tra IRS nhất định đến tận nơi để kiểm xét thì nên xếp đặt thì giờ sao cho tránh không gặp nhân công hay khách hàng, nhiều khi họ hỏi han vớ vẩn có thể tạo ra nhiều điều bất lợi không ngờ trước được.

Luật Thuế đã cho thanh tra IRS rất nhiều quyền hạn để dòm ngó vào tình trạng tài chánh của người bị kiểm kể cả việc lấy tin tức hồ sơ cá nhân từ các cơ quan công lực hay từ các đệ tam nhân.
Kèm theo phiếu thông báo kiểm thuế IRS thường gởi thêm mẫu Yêu Cầu Cung Cấp Tài Liệu (Information Document Request, viết tắt là IDR) để lấy những giấy tờ hồ sơ trong tay người bị kiểm ví dụ như các báo cáo hàng tháng của ngân hàng hay những chi phiếu đã trả.
Nếu người thanh tra không được cung cấp đầy đủ tài liệu như đòi hỏi thì IRS có quyển ra trát đòi (summon) theo điều khoản IRS 7602(a) và 7604 (b), là một lệnh bắt buộc đương sự phải thi hành. Nếu không tuân theo dĩ nhiên IRS sẽ đưa nội vụ ra trước một chánh án tòa án liên bang bắt phải tuân theo nếu không sẽ bị phạt nặng lẫn bị tù vì tội không thi hành trát đòi. Trong trường hợp này tốt hơn hết quí vị nên nhờ một luật sư thay mặt để đối phó.

Tuần tới chúng tôi sẽ trình bày các diễn tiến trong một cuộc kiểm thuế, các điều nên làm và nên tránh cùng cách điều đình với thanh tra IRS. Cũng như thường lệ, người viết xin xác nhận nội dung của những loạt bài tìm hiểu luật pháp này chỉ hoàn toàn được sử dụng với tính cách thông tin (information) để giúp quí độc giả một vài kiến thức tổng quát căn bản về luật pháp Hoa Kỳ mà thôi, và không thể coi như sự cố vấn của một luật sư với thân chủ (attorney-client relationship). Do đó nếu có vấn đề liên hệ đến luật, quí độc giả vẫn cần phải thảo luận với một luật sư chuyên môn về trường hợp của quí vị.

Nếu cần tham khảo riêng xin liên lạc với LyLy Nguyễn, Esq. tại văn phòng chính ở địa chỉ 10221 Slater Avenue, Suite 216, Fountain Valley, CA 92708, Điện thoại: (714) 531-7080, website:lylylaw.com.

Theo nguoi-viet.com